Znamo da je važno tražiti i davati povratnu informaciju, no ipak…
Iako svi znamo da je traženje i davanje povratne informacije vrlo važno, ono često izostane. To nije slučaj samo na poslu, već i u privatnom životu. Ponekad se bojimo da ćemo povrijediti drugu osobu, ponekad nemamo vremena ili se pak nadamo da se situacija neće ponavljati, pa, umjesto da nešto kažemo, sve to radije „stavimo pod tepih“. Moguće je da nekada izostane osjećaj povjerenja ili općenito odgovornosti da drugoj osobi komuniciramo ono što bismo voljeli da je drugačije.
Naravno, na spremnost za davanje povratne informacije utječe i reakcija osobe kojoj se obraćamo. Sasvim je ljudski za to izgubiti volju ako osjetimo da nas druga osoba ne želi saslušati ili odbija čuti ono što govorimo. No, u takvim situacijama se važno zapitati što gubimo ako ne komuniciram svoje viđenje, ili, još bolje, što time podržavamo.
Strukturirano prikupljanje povratnih informacija
Iskustvo nam je pokazalo da povratna informacija u radnom okruženju često izostane jer su svi pretrpani zadacima. Ne ostavljamo si dovoljno vremena da zastanemo, tražimo povratnu informaciju na vlastite postupke ili pak da drugu osobu spontano pohvalimo ili komuniciramo konstruktivnu kritiku. Kad nešto i kažemo, fokus često stavljamo isključivo na stručnost, no što je s ostalim kompetencijama?
Većina organizacija ima uspostavljen kompetencijski model, koji je ukorijenjen u organizacijskim vrijednostima. Riječ je o ponašanjima koje organizacija želi poticati i smatra ih ključnima za održavanje željene organizacijske kulture. Njih možemo svrstati u ključne kompetencije, dok se za pojedinačne poslovne segmente mogu raspisati specifične kompetencije. Menadžerske uloge nose dodatnu razinu odgovornosti za ljude, pa se za tu skupinu definiraju i leadership kompetencije.
Zašto je to važno i za organizaciju i za zaposlenike? Već je iz prethodno napisanog jasno: kompetencijski model služi kao orijentir u svakodnevnom djelovanju te postavlja standarde rada i međusobnog ophođenja.
Što je 360° procjena?
Mjerenje kompetencija može se na prvi pogled doimati izazovnim, osobito zato što obuhvaća domene koje često percipiramo kao apstraktne. Ipak, kompetencije nisu nešto što „lebdi u zraku“. Kao što je već rečeno, očituju se kroz ponašanja, koja su itekako vidljiva.
360° procjena je strukturirani način davanja, primanja i prikupljanja povratnih informacija. Ona omogućava procjenu kompetencija kroz niz tvrdnji koje opisuju konkretna, s kompetencijama povezana ponašanja. Pomoću unaprijed definirane skale, osoba procjenjuje samu sebe, a isto čine i procjenjivači, odnosno osobe iz njezine radne okoline, najčešće nadređeni, članovi tima, kolege, a ponekad i klijenti ili vanjski suradnici. Za većinu procjenjivača taj proces je u potpunosti anoniman jer se individualna viđenja automatski agregiraju i prikazuju kao podatak za svaku kategoriju.
Iako se rezultati mogu prikazati numerički, same brojke su u ovom slučaju manje bitne. Fokus je na usporedbi samoprocjene s procjenama drugih kako bi se utvrdilo koliko su ti uvidi usklađeni. Upravo kroz ta odstupanja moguće je prepoznati tzv. slijepe pjege, odnosno područja koja osoba ne vidi, ali ih drugi jasno uočavaju, kao i skrivene snage kojih osoba nije svjesna.
Ovakvi procesi omogućuju i anonimno prikupljanje otvorenih odgovora putem kojih sudionici mogu svojim riječima komentirati ponašanje osobe te istaknuti njene jake strane, ali i ukazati na područja za poboljšanje. Takav pristup daje dodatnu vrijednost povratnoj informaciji jer osnažuje ljude da preciznije izraze svoja zapažanja i podijele ono što smatraju najvažnijim.
SELECTIO platforma, 360° izvještaj i 1na1 razgovor s konzultantom
Kada nam se organizacije obrate s interesom za provedbu 360° procjene, uvijek nam je ključno saznati specifične potrebe i vidjeti je li to najbolje rješenje u datom trenutku s obzirom na ciljeve. Naime, ponekad se provedba 360° procjene može nadopuniti drugim oblicima bihevioralnih procjena – kao što su Belbin upitnika timskih uloga ili DNLA upitnika socijalnih i rukovoditeljskih kompetencija.
Kada se utvrdi da je 360° procjena najprikladnije rješenje – krećemo u akciju! Ako organizacija nema definirani model kompetencija, možemo ponuditi već generirane opcije ili pak strukturirano oblikovanje kompetencijskog modela, proces u kojem je ekspert naša kolegica Tanja Prekodravac.
Naši klijenti mogu sami napraviti pripremu i administraciju 360° procjene putem SELECTIO platforme ili to za njih činimo mi. 360° upitnik/ici se lako formiraju, te se jednostavno šalju sudionicima.
Dakle, proces pripreme, administracije i prikupljanja podataka je vrlo jednostavan, a ishod su strukturirani i informativni izvještaji koji sadrže sljedeće elemente:
- Grafički prikaz samoprocjene i procjene ostalih kategorija procjenjivača
- Rezultate na razini svih mjerenih kompetencija
- Rezultate na razini svih korištenih tvrdnji za mjerenje kompetencija
- Popis ponašanja koje su svi procjenjivači procijenili najviše i najmanje pozitivno
- Anonimizirani prikaz otvorenih odgovora
Bitno nam je da osobe koje su procjenjivane imaju podršku u čitanju i interpretaciji rezultata, te priliku da daju svoje viđenje na ishod procjene. Upravo zato, potičemo održavanje 1na1 razgovora nakon cijelog procesa, tijekom kojih osoba, s iskusnim SELECTIO konzultantom, prolazi kroz rezultate, dobivajući podršku u definiranju daljnjih razvojnih potreba i smjernica, ali isto tako i podršku u prepoznavanju svojih snaga.
Da zaključimo, provedba 360° procjene je korisna jer …
- Daje zaposlenicima prostor, vrijeme i strukturu da promisle o svom ponašanju i ponašanju drugih
- Omogućuje zaposlenicima uvid u kompetencije, odnosno ponašanja koja su organizaciji važna
- Omogućuje strukturirano i anonimno prikupljanje povratnih informacija
- Pruža mogućnost davanja vlastitog viđenja na ponašanje osobe u okviru otvorenih odgovora
- Pomaže zaposlenicima da prepoznaju svoje „slijepe pjege“ i jake strane
- Osnažuje samosvijest i daje orijentir za definiranje razvojnih smjernica ili razvojnog plana
- U konačnici, potiče kulturu davanja argumentiranih povratnih informacija
Savjeti za ispunjavanje 360° upitnika
1) Ono što je najbitnije jest da se procesu pristupi otvoreno, s interesom i znatiželjom, bez straha i zadrške. Znamo da to nije uvijek lako, no ovakvi procesi su prilika da svi napravimo ono što bi bilo vrijedno raditi svakodnevno – promišljati o sebi, svom ponašanju i ponašanju drugih te komunicirati svoje viđenje „prema van“.
2) Procjena ponašanja treba biti promišljena i iskrena, bez pokušaja upravljanja dojmovima. Važno je razmotriti koliko se određeno ponašanje često pokazuje i koliko je stvarno karakteristično za nas ili za osobu koju procjenjujemo.
3)Nerealno je očekivati da su sve kompetencije jednako razvijene. Naše ponašanje oblikuju brojni unutarnji i vanjski faktori koji svakodnevno utječu na nas.
4) U davanju otvorenih odgovora budite konstruktivni i argumentirani. Ako želite da osoba unaprijedi određeno područje, jasno navedite što to točno znači i na koji način može raditi na tome. Na primjer, ako napišete samo da biste voljeli da je osoba proaktivnija, ostaje otvoreno pitanje u čemu?
5) Cilj ovakvih procesa je osigurati strukturirane i korisne povratne informacije. Međutim, povratne informacije nisu nešto što trebamo davati samo jednom godišnje, već one trebaju biti kontinuirane, jasne i pravovremene, čim primijetimo nešto vrijedno pohvale ili poboljšanja.
6) Započnite pritom od sebe i zapitajte se: kako ćete se mijenjati ili unaprjeđivati ako ne znate kako vas drugi vide? Iako zvuči kao klišej, povratna informacija uistinu jest dar kojeg vrijedi poklanjati i objeručke prihvaćati, čak i kada se ne slažemo u potpunosti sa svime.
Ako razmišljate o tome kako unaprijediti razvoj svojih lidera, osnažiti kulturu povjerenja i podići reputaciju svoje organizacije, 360° procjena može biti snažan korak u tom smjeru. Naši stručnjaci pomoći će vam odabrati pristup koji najbolje odgovara vašim ciljevima, voditi vas kroz proces i osigurati da povratne informacije postanu pokretač stvarnih promjena. Javite nam se kako bismo zajedno kreirali proces koji će vašem timu dati jasniji uvid, a vašoj organizaciji stratešku prednost.
