10 savjeta za izgradnju kvalitetnog HR sustava

Za HR menadžere je proces postavljanja HR sustava iz nule često preplavljujuć i gotovo nikada ne prolazi bez stresa. Tim više ako nemaju buy in uprave i voditelja odjela i timova. Primijetili smo da je u takvim izazovnim situacijama, fluktuacija zaposlenika dosta visoka, dok je zadovoljstvo zaposlenika dosta nisko. HR menadžeri se zato često osjećaju kao da su u začaranom krugu stalnog popunjavanja ispražnjenih pozicija.

Posljedice nekvalitetnog HR sustava

Kada organizacija nema strukturiran HR sustav, nezadovoljstvo zaposlenika raste. Prilike za profesionalnim usavršavanjem su visoko na ljestvici prioriteta zaposlenicima, a tvrtke s nestrukturiranim HR sustavom nemaju takvih prilika što gotovo uvijek dovodi do visoke fluktuacije. Kako tvrtka gubi kvalitetan kadar, gubi i znanje jer ni prijenos znanja i naučenih vještina nije sustavan.

Iako takva situacija na prvu može djelovati bezizlazno, kroz proces Poslodavac Partner HR audit primijećeno je puno organizacija koje su uspješno nadišle ove probleme. Na godišnjoj razini čak 100 regionalnih organizacija prolazi kroz procjenu kvalitete cjelokupnog HR sustava u sklopu koje certifikatorski tim HR konzultanata ulazi u detalje svakog HR procesa i HR inicijative te ocjenjuje 30 HR tema unutar 7 HR područja. Stoga ne iznenađuje da je preko 90% tvrtki uspješno unaprijedilo svoj HR sustav zahvaljujući Employer Partner metodologiji.

Ulaganjem potrebnih resursa te uz nužnu podršku vlasnika, uprave, voditelja odjela i timova, kroz jednu do tri godine brojne organizacije uspijevaju doseći Employer Partner standard kvalitete. Danas su to stabilne i uspješne organizacije koje puno lakše privlače i zadržavaju talente. Naime, prilikom razgovora za posao kandidati često ističu da znaju kako tvrtka iz godine u godinu nosi certifikat Poslodavac partner 

Važno je prepoznati ulaganje i napredak, a ne samo izvrsnost

Svake godine 20% organizacija ulazi u proces certifikacije za oznaku Poslodavac Partner znajući da certifikat neće dobiti. Takve tvrtke ne ulaze u proces certifikacije s namjerom dosezanja najviše razine kvalitete HR sustava koja je potrebna za certifikat. Njihov je cilj da im konzultantski tim kroz HR audit pomogne postaviti HR sustav. Neke organizacije na taj put kreću iz nule i postavljaju HR sustav prvi put, iz temelja. Druge već imaju oformljenu HR funkciju, ali se ona bavi samo kadrovskom administracijom i nekim dijelovima employer life cyclea poput zapošljavanja.

Kako bi pohvalila predanost prema unaprjeđenju HR sustava SELECTIO Grupa dodjeljuje oznaku To be certified Employer Partner. Ova je oznaka garancija da je tvrtka odlučila znatne resurse uložiti u opsežno i zahtjevno postavljanje sustava prema najvišem Poslodavac Partner standardu. Takve tvrtke imaju i podršku uprave i menadžera, koji su prije ovog koraka, vrlo često sami i bez podrške HR stručnjaka, vodili sve rudimentarne HR procese u kompaniji.

Iz prakse je vidljivo da organizacije koje strateški i bez žurbe pristupe izgradnji HR sustava iz nule, imaju bolje dugoročne rezultate, osnažene voditelje timova i angažirane i zadovoljne zaposlenike. Prije nego što počnete razmatrati 10 savjeta za izgradnju kvalitetnog HR sustava, proučite najčešće greške u izgradnji HR sustava koje smo primijetili zahvaljujući gotovo 20 godina dugoj suradnji s regionalnim tvrtkama.

10 grešaka koje tvrtke rade u izgradnji HR sustava i kako ih izbjeći:

1. Zanemarivanje jasne strategije

HR strategiju proizašlu iz poslovne strategije kompanije možete zamisliti kao putokaz koji će usmjeravati vas i cijelu organizaciju prema ostvarenju poslovnih ciljeva. Kada tvrtke zanemare ovu fazu i krenu u izgradnju HR procesa bez jasnih smjernica, često se gube u implementaciji inicijativa koje nisu usklađene s dugoročnim poslovnim planovima. Bez jasne strategije, postoji rizik da se resursi troše na aktivnosti koje ne donose dodanu vrijednost, što može rezultirati niskim angažmanom zaposlenika, fluktuacijom i neučinkovitim procesima.

2. Raspršen fokus

Nije realistično da tvrtke mogu imati strateški fokus na uspostavljanju 10 različitih procesa istovremeno. Dogovorite sastanak s upravom i voditeljima kako biste odredili prioritete, pri tome imajući na umu kompletan employee life cycle. Bez jasnog fokusa, organizacija riskira ulaganje resursa u fragmentirane inicijative koje nisu dovoljno učinkovite ili povezane. Fokusiranjem na prioritetna područja poput privlačenja talenata, razvoja zaposlenika, upravljanja učinkom te postepenim uspostavljanjem ostalih procesa, tvrtke mogu izgraditi čvrst i dosljedan HR okvir.

3. HR nema buy in uprave

Za uspješnu provedbu HR procesa ključan je potpuni angažman i podrška s vrha. Često se događa da se HR inicijative percipiraju kao odgovornost isključivo HR odjela. U stvarnosti je učinkovitost HR inicijativa značajno uvjetovana suradnjom s menadžerima na svim razinama. Ako Uprava i voditelji aktivno ne podržavaju HR procese i ne prepoznaju njihovu važnost za cjelokupno poslovanje, procesi će vjerojatno biti neučinkoviti i neće se provoditi s potrebnim intenzitetom. To može rezultirati otporom unutar organizacije, posebno kod zaposlenika koji gledaju na svoje voditelje kao na ključne nositelje organizacijske kulture. Stoga je za osiguravanje uspjeha važno uključiti voditelje u sve faze HR procesa –  od dizajna do implementacije.

4. Izostaje dvosmjerna komunikacija prema zaposlenicima

Ustanovili smo da u kreiranje i implementaciju procesa ne krećete ako voditelji i uprava nisu oni za koje vrijedi walk the HR talk. No, jeste li se pritom sjetili i zaposlenika? HR procesi često ne uspiju jer su kreirani bez uključivanja zaposlenika – onih koji su najviše pogođeni tim istim procesima. Tvrtke mogu razviti sjajne strategije i procese, ali ako se zaposlenici ne osjećaju uključenima i informiranima, puno vremena se ulaže u pridobivanje njihove podrške i angažmana. Stoga nemojte zanemariti moć dvosmjerne komunikacije. Ona je ključna kako bi zaposlenici razumjeli svrhu HR inicijativa te kako će one (pozitivno) utjecati na njihovu svakodnevicu.

5. Nedostatak resursa

Ljudi, vrijeme i novac – jeste li uzeli sve ove faktore u kalkulaciju? Tvrtke često započinju s implementacijom HR procesa s velikim ambicijama, ali bez realnog uvida u to koliko će različitih resursa stvarno biti potrebno za uspješnu implementaciju. Ljudski resursi su kritičan faktor – HR odjel možda nema dovoljno zaposlenika s potrebnim kompetencijama, iskustvom ili kapacitetom da provedu složene procese. Također, HR stručnjaci često moraju balansirati između operativnih zadataka (poput zapošljavanja ili administracije) i bavljenja strateškim inicijativama.

Tvrtke često podcjenjuju koliko vremena je potrebno za razvoj, testiranje i implementaciju HR procesa. Mnogi HR projekti zahtijevaju temeljitu pripremu, uključujući analizu potreba, definiranje strategija, uključivanje zaposlenika, provođenje edukacija i kontinuirano praćenje rezultata. Bez dovoljno vremena, procesi mogu biti površni, implementacija ubrzana, a rezultati nezadovoljavajući. Osim toga, HR inicijative često ovise o suradnji s drugim odjelima, što zahtijeva dodatnu koordinaciju i vrijeme za usklađivanje.

Uvođenje novih HR tehnologija, poput sustava za upravljanje ljudskim resursima (HRMS), sustava za praćenje performansi ili programa za edukaciju i razvoj zaposlenika, često zahtijeva znatna financijska ulaganja. Također, potrebna su sredstva za angažiranje vanjskih konzultanata ili stručnjaka, edukaciju zaposlenika, organizaciju događaja i kampanja vezanih uz employer branding, te razvoj i implementaciju politika i procedura. Bez adekvatnog budžeta, tvrtke mogu biti prisiljene na kompromise koji smanjuju kvalitetu implementiranih procesa, što dugoročno može dovesti do manjeg povrata na investiciju.

6. HR menadžer nema „mjesto za stolom“

Problem nastaje i kada HR menadžer nije dovoljno stručan i informiran. Kada ne zna dovoljno o poslovnim rezultatima i o tome kako HR sustav utječe na ostvarenje poslovnih ciljeva. Ili ako ne sudjeluje na sastancima uprave i ne sudjeluje u poslovnom odlučivanju. Zakinuta za ovo „mjesto“, HR snaga tvrtke gubi moć te ne uspijeva pokazati kako HR aktivnosti izravno utječu na profitabilnost i konkurentnost cijele organizacije. U ovakvom okruženju HR ostaje operativna funkcija, a ne strateški partner u ostvarivanju poslovnih ciljeva.

7. Implementacija se provodi bez procjene trenutnog stanja

Ako HR ne procijeni ključne aspekte, poput trenutnog HR sustava, zadovoljstva i angažiranosti zaposlenika, organizacijske kulture ili kapaciteta menadžera, tvrtka riskira uvođenje rješenja koja ne odgovaraju na stvarne potrebe. Bez analize, procesi mogu biti nepotpuni ili neodgovarajući, a resursi se troše na aktivnosti koje ne rješavaju prave probleme. Primjerice, bez uvida u voditeljske kapacitete, ulaganja u razvoj menadžera mogu biti usmjerena na pogrešne kompetencije.

8. Nikoga se ne pita: „idemo li u dobrom smjeru“?

Bez prikupljanja povratnih informacija ključnih dionika (voditelja, zaposlenika i drugih stakeholdera), tvrtka ne može procijeniti uspješnost HR inicijativa. Redovno traženje povratnih informacija omogućava uvid u to kako procesi funkcioniraju u praksi i jesu li zadovoljeni ključni poslovni ciljevi. Ako ne prati povratnu informaciju, tvrtka riskira da ne prepozna gdje su sve potrebne prilagodbe ili poboljšanja. To zatim može rezultirati neuspjehom inicijativa i manjkom angažmana zaposlenika.

9. Ignoriraju se podaci i analitike

Mnoge tvrtke zanemaruju važnost korištenja HR metrika i analitike prilikom praćenja procesa i donošenja HR odluka. Oslanjanje na instinkt ili subjektivne procjene bez analize stvarnih podataka može dovesti do pogrešnih zaključaka i odluka. Korištenje HR analitike omogućava precizniji uvid u ključne pokazatelje, kao što su fluktuacija zaposlenika, učinkovitost treninga, zadovoljstvo zaposlenika ili učinak zapošljavanja. Bez podataka, teško je mjeriti uspješnost HR inicijativa, identificirati probleme ili donijeti pravovremene prilagodbe. Primjerice, bez praćenja podataka o angažiranosti zaposlenika, tvrtka može previdjeti pad motivacije, što dugoročno vodi do smanjenja produktivnosti i povećane fluktuacije.

10. Zaboravlja se da HR menadžer i HR tim nisu svemoćni

HR tim ne može samostalno riješiti sve izazove unutar organizacije. Iako su ključni za postavljanje procesa i inicijativa, njihova uspješnost ovisi o suradnji s upravom, menadžerima i zaposlenicima. Ako voditelji ne preuzmu aktivnu ulogu u implementaciji HR strategija ili ako zaposlenici nisu angažirani, čak i najbolje osmišljeni procesi neće dati željene rezultate. HR nije izolirana funkcija – uspjeh dolazi iz zajedničkog angažmana cijele organizacije.

Na temelju najčešćih pogrešaka koje smo primijetili u radu s organizacijama iz gotovo svih industrija, sastavili smo popis 10 savjeta koji će pojednostaviti i raščlaniti postavljanje HR sustava.

1. Ne zaboravite na sinergiju. Potreban je buy in uprave, menadžera i voditelja timova.
2. Krenite s jasnom i odobrenom HR strategijom. Ona mora biti povezana s dugoročnim ciljevima, misijom i vizijom organizacije.
3. Procijenite stanje razvoja HR funkcije. U procjenu uključite i procjenu stanja konkurenata i sličnih poslodavac na tržištu. Provjerite što oni nude, čime privlače, a kako zadržavaju zaposlenike. Prikupite mišljenja uprave, menadžera i ključnih zaposlenika. Procijenite razine zadovoljstva i angažiranosti zaposlenika. Za pomoć u procjeni postojećeg stanja i konkurencije, možete se osloniti i na vanjske HR stručnjake. Naime, detaljnu analizu procesa upravljanja ljudskim resursima provodimo prema razrađenoj Poslodavac Partner metodologiji te radimo usporedbu s tržištem, regijom i industrijom. Na temelju tog HR benchmarka uspoređujemo kvantitativne indikatore efikasnosti upravljanja zaposlenicima u vašoj organizaciji u odnosu na komparativnu skupinu organizacija.
4. Pripazite na strukturiranost svih potrebnih akcija i krenite ih provoditi po etapama. Zapamtite da ne možete sve odjednom.
5. Uzmite u obzir ljudske resurse potrebne za veliki projekt uspostave HR sustava. Potreban vam je stručan, educiran i iskusan HR tim. Iako je standard 1 zaposlenik u HR odjelu na 80 zaposlenika, često organizacije prvu HR osobu zapošljavaju i kada dosegnu 20-30 zaposlenika. To znatno utječe na povećanje produktivnosti, efikasnosti provođenja HR poslova i smanjenje fluktuacije.
6. Menadžeri i voditelji vaši su partneri. Za provođenje HR procesa i inicijativa, ključni su educirani i osviješteni menadžeri i voditelji. Krenite od educiranja menadžera o zakonitostima uvođenja HR procesa u obliku njima razumljivih „HR for non-HR“ edukacija. Neka vas ne obeshrabri otpor – ako se HR inicijative provode prvi put, otpor je normalna i očekivana etapa. Moguć je kod zaposlenika na svim razinama, a javlja se prilikom procjene radne uspješnosti ili kod prvih razvojnih razgovora. Ne zaboravite menadžere i rukovoditelje usmjeriti prema izgradnji leadership kompetencija. Tako će najprije naučit kvalitetno razumjeti i voditi sebe, a zatim i ostatak tima.
7. Pronađite ambasadore u organizaciji. Sigurno ih imate, a trebat će vam u periodu transformacije HR funkcije.
8. Postavite poticajne i ostvarive targete i milestonese postavljanja HR funkcije. Proslavite prve uspjehe i odajte priznanje uključenima u proces. Pobrinite se da svi zaposlenici znaju što je i kako dosad provedeno.
9. Uložite u HR metriku. Dokazivanje vrijednosti HR inicijativa i HR procesa uvijek je bilo teško dokazivo i mjerljivo. No, postoji niz pokazatelja koje možete pokazati prilikom godišnjeg planiranja i retrospekcije na proteklu godinu.
10. Svoje uspjehe podijelite s ključnim javnostima. Specifičnosti vaše organizacijske kulture i vaši zadovoljni zaposlenici bit će vaši najbolji saveznici u isticanju konkurentskih prednosti rada kod vas. Mislite na svoj employer brend i zapamtite da su zadovoljni zaposlenici najbolji brend ambasadori.

Važno je da prilikom izgradnje HR sustava i uspostavljanja efikasnih HR praksi ostanete proaktivni i pratite promjene u svojoj organizaciji. Budite fleksibilni i na temelju promjena prilagodite strategiju kako bi onda uvijek ostala podrška poslovanju i zaposlenicima. Iskustvo naših HR stručnjaka može vam biti nemjerljiva snaga u provođenju najboljih HR praksi – oni će osigurati da HR procesi prate stvarne potrebe vaše organizacije.